Система менеджмента качества – эффективный стиль управления предприятием, направленный на обеспечение выпуска качественных товаров, постоянного улучшения производственных процессов с целью удовлетворения потребностей клиентов в качественных товарах и услугах. Оформляется в виде внутренних нормативных актов компании.
Успешное внедрение СМК на производстве и ее дальнейшая сертификация позволяет организациям добиться улучшения качества изготовления, транспортировки, хранения продукции, снизить риски брака. Поэтому каждому руководителю полезно знать, как осуществляется разработка документации СМК, какие требования к ней предъявляются.
Виды документов системы менеджмента
Структура документов с указанными в них требованиями должна соответствовать действующему ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007. Руководство содержит данные о менеджменте предприятия, а также указания по документированию.
При внедрении принципов требуется разработать следующие виды документации:
- Руководство по качеству – содержит исходные описания всех бизнес-процессов, выполняемых фирмой, результаты их использования, а также методы по контролю.
- Политика, цели по качеству – задает направление развития предприятия, расписываются принципы работы. Составляется как письменное заявление, содержащие заявления высшего руководства, а также цели и задачи, которые ставит перед собой предприятие.
- Документированные процедуры. В них описываются подробно конкретные действия по управлению производственных процессов или любых других бизнес-процессов компании.
- Внутренние нормативные акты, способы управления ими. Среди них стандарты, ТУ (тех.условия), руководства по эксплуатации, чертежи потребителей и другие сведения.
- Планы мероприятий по качеству – описываются основные ресурсы, инструкции, процессы, применяемые к определенной продукции.
- Инструкции для сотрудников. Документ устанавливает порядок осуществления поставленных задач.
- Отчеты и журналы – фиксируют факты, события, риски, сведения о проведенных работах либо выполненных задачах. Позволяют использовать эту информацию для улучшений, в том числе при анализе эффективности системы менеджмента.
Компании самостоятельно устанавливают количество, а также содержание нормативов.
Количество стандартов зависит от вида деятельности организации, технологических процессов производства, численности сотрудников, перечня изготавливаемой продукции.
Требованиям к документации менеджмента
Нормативные акты могут отображать всю деятельность организации либо ее отдельные части. Указанные в них требования могут зависеть от размера предприятия, выпускаемых товаров, существующих правовых и сертификационных норм, условий договоров, уровня сложности выполняемых работ на производстве.
Документы системы менеджмента компании должны быть:
- полными – описывать подробные сведения о способах управления качеством, выполняемых в СМК, а также о методах ведения записей;
- адекватными. Соответствовать нормам и рекомендациям стандартов серии ISO;
- реальными. Содержать лишь осуществимые приложения и требования;
- системными, иначе говоря, структурированными по определенным принципам с четкой взаимосвязью между отдельными частями;
- актуальными. Отображать все изменения условий работы СМК, ее отдельных элементов;
- понятными для руководителей, аудиторов, персонала. Текст в нормативных актах должен быть легко читаемым, понятным, изложен простым языком;
- адресными. Разработанными специально для конкретных сотрудников, устанавливать ответственность за выполнение целей;
- комплексными. Описывать социально-психологические, организационные, экономические, технические, правовые, другие аспекты деятельности при управлении компанией;
- идентифицируемыми. Иметь краткое содержание, условное обозначение, идентификационный код, который помогает выяснить его принадлежность к определенному элементу управленческой деятельности;
- датированными с указанием даты, подписью руководителя компании.
При неисполнении перечисленных требований документация системы управления может быть неполноценной и неэффективной.
Основные задачи документации
Разработка документов СМК требуется для внедрения и эффективного функционирования менеджмента на предприятии, а также для прохождения сертификационного аудита и инспекционного контроля.
Правильно составленные документы позволяют решить несколько задач:
- обеспечить взаимосвязь всех элементов;
- предоставить необходимые сведения персоналу;
- установить требования к производственным циклам и другим процессам компании;
- достигнуть улучшения параметров продукции;
- обозначить порядок выполнения работ, чтобы добиться поставленных целей;
- обеспечить основы для постоянного развития компании;
- создать условия для сертификации управленческой деятельности органами с государственной аккредитацией;
- предоставить заинтересованным лицам сведения о возможностях компании;
- повысить доверие со стороны покупателей, поставщиков, деловых партнеров.
ВАЖНО! Для улучшения работы системы управления качеством нормативные акты необходимо периодически актуализировать.
Этапы разработки нормативных актов системы менеджмента
Алгоритм подготовки документов может выглядеть следующим образом:
- Анализ текущего состояния управления качеством. Процедура помогает обнаружить недостатки, риски в работе организации.
- Подготовка внедрения принципов. Визирование будущего содержания и структуры стандартов системы с директором компании.
- Разработка документов с учетом требований стандартов СМК, рабочих процессов, других моментов.
- Обучение сотрудников предприятия.
- Внедрение процессов управления качеством. Подготовленные сведения изучаются сотрудниками.
- Проверка эффективности работы менеджмента — обучение аудиторов компании-заявителя, проведение фактического аудита, составление акта.
- Помощь в выборе системы сертификации, а также аккредитованного центра по сертификации.
- Оценка соответствия.
Если результат окажется положительным, то организация либо предприниматель получит сертификат ISO, срок действия которого составляет 3 года.
При этом орган по сертификации каждый год будет проводить инспекционный контроль с целью проверки соблюдения СМК.
Обнаружение значительных нарушений приведет к приостановке действия сертификата.
От чего зависит цена разработки стандартов
На составление документации управленческой системы действуют разные тарифы, зависящие от степени вовлеченности эксперта в работу организации. Среди них:
- Базовый — прорабатывается основополагающая документация, дальше организация дорабатывает их с учетом специфики.
- Бизнес. Эксперт внимательно изучает специфику и процессы производства, общается с руководителями и сотрудниками, чтобы составить более подробные документы.
- Внедрение. Эксперт, помимо изучения процессов и специфики, а также общения с работниками предприятия, осуществляет предварительный дистанционный или выездной аудит. После этого он разрабатывает документацию управленческой деятельности, согласовывает ее с руководством, выполняет внедрение принципов, проводит аудит.
Справка! Ответственность за функционирование менеджмента несет организация. Только директор как лидер мнения может утвердить систему управления качеством.
Каждый сотрудник должен понимать цели СМК, знать, какая у него роль в организации, какие задачи перед ним стоят в ближайшем будущем. Лишь в этом случае менеджмент по улучшению производства будет успешно работать, принося результаты.
Точная сумма будет зависеть от оценки готовности организации к разработке нормативных актов, внедрению принципов в производство, продолжительности аудита, количества сотрудников, сложности работы.
Кем осуществляется проверка документации
Анализ разработанных в компании нормативных документов – основной этап сертификации. Во время проверки эксперты устанавливают:
- возможность улучшить качество товаров, повысить результаты управления после получения сертификата;
- основные требования к организационным процедурам, структуре, ресурсам, процессам управления;
- выполнение содержания локальных актов на деле, иначе говоря, их использование сотрудниками;
- соответствие документации СМК требованиям законодательства и стандартов ISO.
После анализа оформляется письменный отчет с описанием обнаруженных несоответствий. После внесения изменений, а также повторной проверки документов, предпринимателю выдается сертификат серии ИСО.
Поможем разработать локальные акты по следующим стандартам:
- ГОСТ Р ИСО 9001-2015 – устанавливает требования к качеству.
- ISO 45001:2018 (ГОСТ Р ИСО 45001-2020) – системы управления в сфере охраны здоровья и безопасности труда.
- ISO 14001:2015 (ГОСТ Р ИСО 14001-2016) – экологические менеджменты, сокращенно СЭМ.
- ISO 22000:2018 (ГОСТ Р ИСО 22000-2019) / ХАССП – стандарты по безопасности продуктов питания.
- и иным.
При появлении вопросов о порядке сертификации СМК, оставьте заявку на сайте или позвоните менеджерам «МОС РСТ».
Кому стоит подготовить документы системы менеджмента
Составлять нормативные акты необходимо предпринимателям, которые хотят оптимизировать деятельность предприятия. Ведь процедура помогает контролировать все этапы производства.
Документация СМК повышает эффективность работы компании, позволяет улучшить характеристики выпускаемых товаров, сократить издержки производства, обеспечить взаимопонимание между сотрудниками и руководителями, уменьшить количество брака.
Разрабатывать стандарты СМК стоит крупным организациям, которые планируют выйти на международный рынок.
Кто должен создавать стандарты организации
Составление нормативных актов системы управления – трудный процесс, который требует:
- соблюдения требований ГОСТ и ТУ под конкретную продукцию;
- создания отчетов о качестве товаров за предыдущие периоды;
- знания норм законодательства, тех. регламентов ЕАЭС;
- скрупулезного изучения информации о деятельности компании.
Подготовка документации при внедрении системы менеджмента может выполняться предприятием, ведь положения ГОСТ являются общедоступными.
В действительности помощь специалистов крайне важна, т. к. даже при незначительных несоответствиях не получится добиться улучшения производства продукции. Поэтому лучше привлечь экспертов.
Уточнить стоимость и сроки внедрения на предприятии СМК можно онлайн.
Консультации экспертов «МОС РСТ» бесплатны!
